Seit dem 1. Januar 2014 ist jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung mit Hilfe von IT-Systemen führt, verpflichtet, den Finanzbehörden auf Anfrage eine Kopie der Buchungssätze („Fichier des Ecritures Comptables“ – FEC) vorzulegen. Konkret betrifft diese Verpflichtung alle Unternehmen, die ihre Buchhaltung mit Hilfe von Buchhaltungssoftware führen, unabhängig von ihrer Tätigkeit oder ihrem Besteuerungssystem (es besteht jedoch eine Ausnahme für Einzelunternehmer [auto-entrepreneurs]).

Die Buchungsdatei enthält alle Buchungssätze des Unternehmens für eine bestimmte Periode. Die Auswertung dieser Datei stellt eine der Grundlagen für die Prüfung durch den Steuerprüfer dar.

FEC-Dateiformat:

Die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Standards ist unerlässlich. So muss die Datei die folgenden 18 Informationen enthalten:

• Journalcode der Buchung,
• Journalbezeichnung der Buchung,
• Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis der Buchung,
• Buchungsdatum der Buchung,
• Kontonummer,
• Kontobezeichnung,
• Nummer des Nebenkontos,
• Bezeichnung des Nebenkontos,
• Belegnummer,
• Belegdatum,
• Bezeichnung der Buchung,
• Sollbetrag,
• Habenbetrag,
• Auszifferung der Buchung,
• Auszifferungsdatum,
• Bestätigungsdatum der Buchung,
• Betrag in anderer Währung,
• Kennung der Währung.

Sanktion im Fall der Nichtvorlage der FEC-Datei:

Den Unternehmen drohen hohe finanzielle Strafen, wenn sie nicht in der Lage sind, die erforderlichen Buchungsdateien vorzulegen. So droht dem Steuerzahler eine Geldstrafe in Höhe von:

• 000 EUR, wenn die Finanzbehörde keine Berichtigung vorgenommen hat,
• 10 % der vom Steuerzahler zu zahlenden Steuern, wenn eine Berichtigung vorgenommen wurde (wobei die Geldstrafe jedoch nicht weniger als 5.000 EUR betragen kann)

Diese Geldstrafe gilt pro Wirtschaftsjahr.

Falls zudem erhebliche Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, können diese zur Ablehnung der Buchhaltung führen. Die Finanzbehörde kann dann an den Buchhaltungsposten die Korrekturen vornehmen, die sie für erforderlich hält, um das steuerpflichtige Ergebnis zu korrigieren.

Alle Details zum Thema FEC finden Sie hier.

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